Problemy w utrzymaniu odpowiedniego stanu magazynowego surowców recepturowych

Receptura apteczna to niezwykle specyficzny dział w kontekście pracy i funkcjonowania każdej z aptek. Nie dość, że wymaga on nierzadko sporych nakładów finansowych w kwestii jej wyposażenia w niezbędne sprzęty i utensylia, to jeszcze wiąże się z utrzymaniem właściwie zaopatrzonego i wystarczającego (choć nie za dużego) magazynu surowców. A przecież wiadomo nie od dziś, że w praktyce aptecznej wykorzystuje się szeroką gamę surowców do wykonywania leków magistralnych. Jakie problemy można zatem spotkać w kontekście dbałości o utrzymanie odpowiedniego stanu tychże surowców?

NFZ wymaga – apteka wykonuje

Jednym z ogromnej ilości warunków, jakie Narodowy Fundusz Zdrowia stawia aptekom w kwestii prawidłowego funkcjonowania, a co za tym idzie bezproblemowego zwrotu kosztów poniesionych podczas wykonywania leków magistralnych jest posiadanie w informatycznym systemie aptecznym właściwych kart danego surowca. Co to oznacza? Dokładnie to, że każde opakowanie surowca, jaki dociera do apteki wraz z dostawą, obarczone właściwym sobie kodem EAN musi posiadać odrębną kartę zakupową. Musi ona być zgodna m.in. z:

  • Właściwym producentem surowca
  • Właściwą gramaturą opakowania
  • Właściwym składem danego surowca (np. w kontekście nalewek, itp.).

Nieodpowiednie przyporządkowywanie kolejnych dostaw do niewłaściwych kart skutkować może zabraniem przysługującej refundacji, a dodatkowo dotkliwą karą ze strony NFZ. Czym skutkuje taka konieczność? Niestety tym, że w systemie aptecznym każda apteka posiada dość dużą liczbę kart zakupu dla wydawać by się mogło tej samej substancji. Nie trzeba chyba udowadniać tego nikomu, kto choć raz miał przyjemność dokonywać wyceny, bądź kompletować zamówienie dla magazynu surowców recepturowych. Niezliczona często ilość kart danego surowca stanowi z kolei pierwszy krok do kolejnych problemów, jakie spotkać można podczas dbałości o właściwe zatowarowanie aptecznej receptury.

Czytaj również: Jak zapewnić właściwy zapas surowców w recepturze aptecznej? 

Surowiec zamówiony, choć na półce stoi kilka opakowań

Ogromna liczba kart tego samego surowca, jednak pochodzącego od różnych producentów sprawia, że kwestia skompletowania właściwego i rozsądnego zamówienia przyprawia nierzadko o zawrót głowy. Wystarczy wszak oprzeć swoje zamówienie np. na „zerowej” karcie dla kwasu salicylowego firmy X. Wprawiony i doświadczony pracownik apteki zapewne sprawdzi, czy pod innymi kartami nie kryje się jeszcze kilka opakowań firmy Y i Z.

Zdarza się jednak, że w natłoku pracy i zobowiązań czynność ta zostanie pominięta. Wówczas problemy z utrzymaniem odpowiedniego, tj. wystarczającego, ale nie przesadnie dużego stanu magazynowego surowców zaczynają się potęgować. Niepotrzebny nadmiar surowców różnych producentów nie dość, że „zamraża” niemałe pieniądze na półce, to może być początkiem kolejnych problemów z utrzymaniem aptecznej receptury. Chodzi m.in. o kwestię dat ważności surowców recepturowych.

Daty, daty i jeszcze raz daty…

Problem krótkich dat ważności niektórych surowców recepturowych znany jest chyba każdemu, kto ma do czynienia z apteczną recepturą. Niestety – nie da się go ominąć, ale można starać się go kontrolować. Nie pomaga w tym jednak wspomniana już duża liczba różnych kart dla danego surowca w systemie informatycznym apteki. Nadmiar kart dla różnych producentów i nadmiar opakowań danego surowca na półce powoduje kolejny problem, związany właśnie z przestrzeganiem dat ważności surowców.

O co dokładnie chodzi? Dla przykładu przyjmijmy, że do wykonania danego leku magistralnego farmaceuta użył w recepturze lanoliny firmy X. Nie byłoby w tym nic złego jeśli nie fakt, że podczas wyceny danego leku użyta została karta tego surowca, ale innego producenta. Pomijając fakt, że nie jest to również właściwe w kontekście ewentualnej kontroli przez NFZ i WIF, to tego typu pomyłki są niejako początkiem problemów z datami ważności konkretnych surowców. Okazuje się bowiem, że pomimo tego, że w komputerze konkretna seria surowca danego producenta nie widnieje, to można ją spotkać na półce w izbie recepturowej. Bezsprzecznie jest to duże niedociągnięcie i stwarza realne zagrożenie dla właściwego i bezpiecznego wykonania leku magistralnego.

Ten sam surowiec, choć inny skład…

W temacie problemów z utrzymaniem odpowiedniego stanu magazynowego surowców recepturowych warto też przyjrzeć się kwestii różnorodności w obrębie wydawać by się mogło tożsamych surowców. Doskonałym przykładem może być, chociażby Lekobaza, która w zależności od producenta może wykazywać pewne różnice w składzie. Nie są one niebezpieczne z punktu widzenia właściwego przygotowania danego leku, niemniej jednak pojawia się pytanie – czy właściwym jest łączenie surowców dwóch producentów w jednym preparacie? To kolejny z problemów, jakie napotykamy podczas funkcjonowania aptecznej receptury. Za kolejny można uznać problemy, jakie pojawiają się w momencie zamawiania surowców.

Jak bezproblemowo zamówić surowce do receptury?

Sporządzanie leku recepturowego rozpoczyna się tak naprawdę już w momencie zamawiania surowców niezbędnych do jego wykonania. Niestety – także i tutaj pojawiają się problemy, związanego z ogromną ilością surowców różnych producentów. Pomimo szczerych chęci konsultantów odbierających zamówienia telefoniczne w największych hurtowniach niemal codziennie pojawią się problemy z prawidłowym przyjęciem przez nich zamówienia. Wszak chcąc otrzymać konkretny surowiec musimy podać jego nazwę, producenta, gramaturę opakowania, itp. Baza kart surowców w systemach informatycznych hurtowni jest prawdopodobnie jeszcze bardziej skomplikowana niż w warunkach aptecznych. W jaki sposób można zatem bez większych problemów i z gwarancją właściwego skompletowania złożyć zamówienie na surowce do receptury?

Z pomocą przychodzi, chociażby wygodna i czytelna strona internetowa producenta surowców — firmy Galfarm. Przestronna i łatwa w obsłudze witryna pozwala na przegląd wszystkich, dostępnych w magazynie surowców, w zależności od rodzaju surowca, jego gramatury, etc. Skompletowanie zamówienia przez farmaceutę wykonującego leki magistralne nie będzie stwarzać praktycznie żadnych problemów. Tym bardziej że w razie potrzeby Galfarm dysponuje również specjalną infolinią, na której wykwalifikowani i zorientowani konkretnie w temacie surowców recepturowych pracownicy przyjmą i przekażą do realizacji każde, nawet wymagające zamówienie.

Zapamiętaj – pomimo tego, że w kwestii utrzymania odpowiedniego stanu magazynowego surowców recepturowych nierzadko farmaceuci napotykają różnorodne problemy, to istnieją rozwiązania (jak chociażby wygodna strona internetowa firmy Galfarm do zamawiania surowców), które zdecydowanie ułatwiają i pośrednio usprawniają pracę aptecznej receptury.

logo